引き出物宅配には必ず住所リストが必要になります。
式場持ち込みをする場合は必要ありませんが、ゲストの自宅へ郵送する引き出物宅配には必ず準備しなければなりません。以下では住所リストの作り方を説明しています。
住所リストは引き出物宅配以外でも活用できる
引き出物宅配で作った住所リストは実は他のことにも活用できます。
- 招待客リストに流用できる
- 席札や席次表に使える
- ご祝儀の見込み金額を計算できる
- 結婚報告の年賀はがきの送付リストに使える
- ご祝儀を予想以上に頂いたときの内祝いリストに使える
実は招待状を送る前に作っておくと120%活用することができます。
招待状を送る前の方は是非作成するようにしましょう。また、既に作成済という方は作成ファイルを加工するだけで簡単に作れます。
住所リストの作り方
住所リストの作り方は招待状発送前と発送後で異なります。
基本的にエクセルで作成するのがおすすめですが、エクセルを持っていないならGoogleスプレッドシートがおすすめです。
Googleスプレッドシートはオンライン上でエクセルと同じように作成できます。Googleの無料アカウントで利用できますし、新郎新婦で共有もできるので非常に便利です。
招待状発送前
招待状発送前であれば招待リストをまずは作りましょう。
遅くても結婚式の3ヶ月前に作っておく必要があります。招待状を送る前に作っておくと、前述で説明した用途の全てに活用できます。
招待状発送後
多くの方がリストは作成済だと思います。
必要な項目が漏れていないかをチェックするようにしましょう。
住所リストに必要な項目
住所リストに必要な項目は以下の通りです。
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| 名前 | 姓名の間は空白をいれておくと活用しやすい |
| ふりがな | 名前欄と同じく姓名の間は空白をいれておくと活用しやすい |
| 郵便番号 | ハイフンなしで記入をしておきましょう |
| 住所1 | 市町村名までを入力します |
| 住所2 | 必ずマンション名まで入力しましょう、住所を分ける理由は印刷するときに一行でおさまりきらないことを防ぐためです |
| 電話番号 | ハイフンありで記入をしておくと様々なことに活用できます |
| お届け日 | 作成時点では無記入でOK、引き出物宅配を届ける日は通常結婚式の翌日ですが、遠方ゲストなら翌々日でもOKです |
| お届け時間帯 | こちらも一旦は無記入でOK、業者によって指定できる場合と指定できないことがあります |
| 肩書 | 新郎父、新郎母、○○会社 社長、課長など |
| 新郎新婦との関係 | 席次表を作るときにあると便利です |
| 招待状の郵送 | 招待状を郵送したか漏れがないようにするためチェックに使います |
| 招待状の返信 | 招待状の返信があったかどうかのチェックに使います |
| 出欠 | 招待状の返信はがきを元に出欠を入力します |
| 卓 | 席次表を作るときに活用できます |
| 神前式・教会式参列者 | 神前、教会に入れる人数に上限がある式場もあるので、リスト上で調整しておくと便利です |
| ご祝儀の見込額 | 相場を元にご祝儀の見込額を記入しておきましょう。挙式後に見込額より大幅に多ければ内祝いを贈ります。 |
| 引き出物 | 最近の引き出物は贈り分けが一般的。リストで管理しておくと予算管理もしやすいです。 |
| 交通手段 | ゲストが式場にくる交通手段を入力します |
| お車代 | 交通手段からお車代の金額を入力します、合計金額も管理しやすくなります |
| 宿泊手配 | 遠方から列席するゲストで宿泊する必要があるゲストの手配の有無をチェックします |
| 宿泊代負担 | 宿泊費の負担金を入力します |
| 二次会の参加 | 二次会の出欠リストに利用します |
絶対使える！エクセルの便利関数
住所を一件一件入力は時間がかかります。
そこでいくつか便利な関数をご紹介しますので、上手く活用してみてください。
フリガナに一括変換
PHONETIC関数を使うと文字列を自動でフリガナにしてくれます。
名前のフリガナ欄に入力をしておくと、氏名を入力するだけで自動変換してくれます。
重複データのチェック
エクセルには重複チェックの標準機能で備わっております。
招待リストが重複しないように重複がないか確認をしておきましょう。
エクセルの「データ→重複の削除」で削除できます。実施前はバックアップを取っておくと安心できると思います。
全角文字を半角する
ASC関数を使うと全角を半角に変換できます。
文字を統一させたいという場合は、ASC関数を使うと半角に統一することができます。
利用時は加工をして活用する
ここで作成したリストは様々な用途に利用できます。
利用時には加工をして活用するようにしましょう。
引き出物宅配の利用時
引き出物宅配ショップにより利用項目がことなります。
多いケースとしては氏名・住所・電話番号・お届け日・お届け時間帯です。利用時にはシートをコピーして不要列を削除すると簡単に作成できます。
結婚報告の年賀状作成時
年賀状は氏名・住所だけで問題ありません。
年賀状ショップで印刷する場合は、氏名の欄を分割させるショップもあるため「区切り位置」機能を使うと一瞬で分割可能です。
